image

Fortnox

Koppla mot Fortnox



Ta fram API-kod ur Fortnox

Innan själva integrationen mot ES Kassasystem kan göras måste en s.k. "API-kod" plockas ur Fortnox. Denna kod används för att koppla ihop databasen (användarnamn@databas) med ES Kassasystem.

Titta på filmen nedan där Fortnox visar dig hur du plockar ut en sådan API-kod. När du har fått ut denna kod kan du titta på nästa video längst ner på denna sida.

I fältet "Integration - sök på integratör eller integration" skriver du in "ES Kassasystem".


Administrera Fortnox via dinkassa.se

När du har fått ut API-koden ur Fortnox är det nu dags att logga in på www.dinkassa.se med dina inloggningsuppgifter. Har du inte fått några inloggningsuppgifter till www.dinkassa.se? Mejla oss på support@eskassa.se så ordnar vi detta!

API-koden klistrar du in under Administration -> Integrationer -> Hantera (integrationer) -> Fortnox.

Titta på vår video nedan där vi beskriver steg för steg hur du går tillväga med att koppla ihop ES Kassasystem med Fortnox - nu när du erhållit API-koden. Vi förklarar även vad du kan integrera och hur du gör det.


Det finns ett par olika scenarion för att koppla ihop ES Kassasystem med Fortnox. Välj 1 av nedanstående scenarion och läs noga igenom vad varje inställning faktiskt innebär. Missförstånd och felaktiga inställningar kan resultera i oönskade resultat.

Scenario 1 - Överför endast Z-rapporter

1. För att föra över Z-rapporter från ES Kassasystem till Fortnox kryssar du i "Överför Z-rapporter som verifikationer till Fortnox".

2. Ange till höger från och med vilket datum du önskar synkronisera dina Z-rapporter mellan ES Kassasystem och Fortnox.

3. Ange den verifikationsserie i Fortnox som du önskar koppla dina Z-rapporter emot. Notera att dinkassa.se hämtar upp de befintliga verifikationsserier som du redan har i din Fortnox-databas.

4. VALFRITT: Skriv in ett kostnadsställe under rubriken "GENERELLT" och "Kostnadsställe för kassan". Notera att dinkassa.se hämtar upp de befintliga kostnadsställena som du redan har i din Fortnox-databas. Dessa finner du under Inställningar -> Bokföring -> Kostnadsställen i Fortnox.

5. Tryck på "Spara" längst ner på dinkassa.se-sidan när du är nöjd med dina val.

OBS!
Notera att du i Fortnox måste markera "Manuell kontering" för din valda verifikationsserie under Inställningar -> Bokföring -> Verifikationsserier. Kryssa i "Manuell kontering" till höger om den verifikationsserie du önskar koppla dina Z-rapporter emot. Tryck sedan "Spara".


Scenario 2 - Överför endast fakturor (Kassan som master)

För att synkronisera fakturor mellan ES Kassasystem och Fortnox måste kunder synkroniseras. "Kassan som master" innebär att ES Kassasystem styr uppläggning och redigering av kunder. Ingen redigering av kunder får ske i Fortnox! Skall du ändra på namn, adress eller andra uppgifter tillhörande en viss kund MÅSTE detta ske i ES Kassasystem. ES Kassasystem kommer sedan att uppdatera uppgifterna i Fortnox i samband med att en ny faktura på den ändrade kunden skapas.

1. Kryssa i rutan "Överför fakturor som ordrar till Fortnox".

2. Ange fr.o.m. vilket datum du önskar synkronisera dina fakturor mellan ES Kassasystem och Fortnox.

3. Ange betalningsvillkor. Notera att dinkassa.se hämtar upp de befintliga betalningsvillkorskoderna som du redan har i din Fortnox-databas. Dessa finner du under Inställningar -> Fakturering -> Betalsätt och betalningsvillkor i Fortnox.

4. Markera rutan för "Kassan kommer att agera MASTER". Se beskrivning ovan.

5. VALFRITT: Kryssa i "Synkronisera kunder mellan kassan och Fortnox". Detta innebär att ditt befintliga kundregister i Fortnox kommer att föras över till ES Kassasystem. Detta kan vara bra om du redan har ett kundregister i Fortnox och vill ha samma kundregister i ES Kassasystem men fortfarande vill hantera alla förändringar av kunder (namn, adress, telefonnummer m.m.) direkt i ES Kassasystem. Kryssa INTE i denna ruta om ditt Fortnox-kundregister är tomt eller om du inte önskar överföra ditt befintliga Fortnox-kundregister till kassan.

6. Tryck på "Spara" längst ner på dinkassa.se-sidan när du är nöjd med dina val.

OBS!
Fakturor från ES Kassasystem överförs till Fortnox som en order och hamnar därmed under fliken "Order" i Fortnox. Detta för att du enkelt skall kunna hantera och redigera bl.a. eventuell ordertext och eventuella tilläggsuppgifter innan du skapar fakturan. Detta kräver att du har tjänsten "Offert & Order" i Fortnox.


Scenario 3 - Överför endast fakturor (Fortnox som master)

För att synkronisera fakturor mellan ES Kassasystem och Fortnox måste kunder synkroniseras. "Fortnox som master" innebär att Fortnox styr redigering av kunder. Notera att du kan lägga till en ny kund direkt i ES Kassasystem för att sedan skapa en faktura på denna - detta för att du ska kunna hantera en ny kund på en gång istället för att vänta på att synkronisering från Fortnox till ES Kassasystem skall ske.

Utöver ovan undantag får INGEN redigering av kunder ske i ES Kassasystem. Skall du ändra på namn, adress eller andra uppgifter tillhörande en viss kund MÅSTE detta ske i Fortnox. Förändrar du iallafall kundbilden i ES Kassasystem med denna inställning aktiverad kommer förändringen INTE att synkroniseras till Fortnox. Vid redigering av kund i Fortnox kommer förändringarna automatiskt att uppdateras i ES Kassasystem.

1. Kryssa i rutan "Överför fakturor som ordrar till Fortnox".

2. Ange fr.o.m. vilket datum du önskar synkronisera dina fakturor mellan ES Kassasystem och Fortnox.

3. Ange betalningsvillkor. Notera att dinkassa.se hämtar upp de befintliga betalningsvillkorskoderna som du redan har i din Fortnox-databas. Dessa finner du under Inställningar -> Fakturering -> Betalsätt och betalningsvillkor i Fortnox.

4. Markera rutan för "Fortnox kommer att agera MASTER". Se beskrivning ovan.

5. Kryssa i "Synkronisera kunder mellan kassan och Fortnox". Detta innebär att ditt befintliga kundregister i Fortnox kommer att föras över till ES Kassasystem.

6. VALFRITT: Kryssa i "Ta bort kunder i kassan som inte finns i Fortnox". Detta innebär att alla kunder som finns inte i kassan men inte i Fortnox kommer att plockas bort. Med denna inställning ikryssad kommer kundregistret i ES Kassasystem och Fortnox vara identiska.

7. Tryck på "Spara" längst ner på dinkassa.se-sidan när du är nöjd med dina val.

OBS!
Fakturor från ES Kassasystem överförs till Fortnox som en order och hamnar därmed under fliken "Order" i Fortnox. Detta för att du enkelt skall kunna hantera och redigera bl.a. eventuell ordertext och eventuella tilläggsuppgifter innan du skapar fakturan. Detta kräver att du har tjänsten "Offert & Order" i Fortnox.


Scenario 4 - Överför Z-rapporter + fakturor (Kassan som master)

Kombination av Scenario 1 + Scenario 2. Läs ovan vad vad de innebär och ställ sedan in inställningarna enligt följande:


Scenario 5 - Överför Z-rapporter + fakturor (Fortnox som master)

Kombination av Scenario 1 + Scenario 3. Läs ovan vad de innbär och ställ sedan in inställningarna enligt följande:


Scenario 6 - Synkronisera endast artiklar (Fortnox som master)

Detta innebär att du överför ditt befintliga artikelregister i Fortnox till ES Kassasystem. Med denna inställning ikryssad synkroniseras även lagersaldot mellan ES Kassasystem och Fortnox. Har du en webbshop och ES Kassasystem och önskar använda Fortnox som en "växel" är det denna inställning du ska kryssa i. Säljes någonting i webshoppen ändras lagersaldot i Fortnox. Säljes något i ES Kassasyststem ändras lagersaldot i Fortnox.

Synkroniseringen fungerar enligt följande princip:
1. Vi kollar vad lagersaldot var när vi synkade förra gången (vi sparar det vid varje synkning). Exempel: 9
2. Vi kollar sedan diffen mellan föregående saldo och kassan: Säg att kassan nu har saldo 7 (-2)
3. ..och diffen mellan föregående saldo och Fortnox: Säg att Fortnox nu har saldo 10 (+1)
4. Vi räknar sedan ut nytt saldo: 9 – 2 + 1 = 8
5. Vi sparar undan det nya lagersaldot inför nästa synkning (för steg #1)
6. Vi uppdaterar lagersaldot i Fortnox till 8
7. Vi uppdaterar lagersaldot i kassan till 8

1. Kryssa i "Synkronisera artikelregister mellan kassan och Fortnox". Samtliga artiklar i ditt befintliga Fortnox-artikelregister kommer att föras över till ES Kassasystem. Framtida ändringar av artikelinformation såsom pris, namn m.m. MÅSTE ske i Fortnox. INGA ändringar får ske på artiklar direkt i ES Kassasystem. Alla nya artiklar som skapas MÅSTE läggas upp i Fortnox. När en artikel skapas i Fortnox kommer denna automatiskt att föras över till ES Kassasystem.

2. Ange den Prislista (från Fortnox) du önskar synkronisera artikelpriser ifrån. Notera att dinkassa.se hämtar upp de befintliga prislistorna som du redan har i din Fortnox-databas. Dessa finner du under "Inställningar -> Fakturering -> Prislistor" och enheter i Fortnox.

3. VALFRITT: Kryssa i "Ta bort artiklar i kassan som inte finns i Fortnox". Detta innebär att de artiklar som finns i kassans artikelregister men inte i Fortnox artikelregister automatiskt plockar bort. Detta innebär att ditt artikelregister i Fortnox och kassan blir identiskt.

4. Tryck på "Spara" längst ner på dinkassa.se-sidan när du är nöjd med dina val.


Notera även att med denna inställning aktiverad kan du välja att dölja artiklar i kassasystemet som inte går att plocka bort i Fortnox (om fakturor tidigare ställts ut på dessa artiklar). För att dölja en artikel i ES Kassasystem som finns i Fortnox; lägg till #E# i artikelns namn i Fortnox på följande sätt:


ES Kassasystem kommer känna av att artikelnamnet innehåller #E# och kommer inte att föra över denna artikel till kassasystemets artikelregister. Detta är bra att använda om man har en ny artikel med samma streckkod som en annan artikel eftersom ES Kassasystem endast kan importera artiklar med unika streckkoder (artiklar med samma streckkod mottages alltså inte).


Scenario 7 - Synkronisera Z-rapporter + artiklar (Fortnox som master)

Kombination av Scenario 1 + Scenario 6. Läs ovan vade de innebär och ställ in inställningarna enligt följande:


Scenario 8 - Synkronisera Z-rapporter + fakturor (Fortnox som master) + Artiklar (Fortnox som master)

Kombination av Scenario 1 + Scenario 3 + Scenario 6. Läs ovan vade de innebär och ställ in inställningarna enligt följande: